word进阶技巧,巧用word修订功能

Microsoft Word for Mac能让你轻松与同事、同学和客户在文档中进行协作。它不仅支持多个用户同时编辑同一个文件,还可以高亮显示所有更改、标明作出更改的用户,让你快速选择接受或拒绝每一处修订内容。在“审阅”标签页,将“修订”选项调整为“开启”,即可启用修订功能。下面三种方式能让你更充分地利用这项方便实用的功能。

想看什么,就看什么
启用修订功能后,在默认情况下,你会清晰地看到文档中的所有更改。但你也可以点按“修订”开关边的“标记选项”,让《Word》突出显示特定类型的更改。
取消所有选项,只保留“设置格式”,就能仅查看文档中所有针对字体和行距等方面的格式更改。勾选“插入和删除”,《Word》就会为你突出显示文字内容的更改。
如果多人参与了文档编辑,你也可以只査看某个人的编辑与评论:选择“审阅者”,然后勾选你需要查看的协作者就可以了。
你还可以在“标记选项》“偏好设置”里设置《Word》用何种方式突出显示不同类型的更改。例如,你可以设定插入与删除的显示颜色,或者为不同协作者分配各自的颜色,一目了然地看清谁做了哪些改进。
审阅内容,轻松快捷
如果文档中有大量更改需要逐个审阅,点按“接受”或“拒绝”按钮边的箭头、选择“接受并移到下处”或者“拒绝并移到下一处”就可以显著提高你的工作效率。《Word》会按照你的指令操作,然后跳转到下一个需要审阅的地方
把工具栏中的“所有标记”切換为“无标记”,即可查看接受全部更改后的文档。这时,如果你对一切都
感到满意,就不用依次查看每一处更改了。你可以直接点按“接受”按钮旁边的箭头,在菜单中选择“接受所有修订”。
专业提示:如果你在选中一句、一段或整页文字后使用“接受”或“拒绝”菜单,《Word》会将你的操作应用到所选内容中的所有更改上。

比较文档,找出不同
忘了启用修订功能?没关系!如果你保存了文档更早的版本,还可以使用《Word》的“比较文档”功能。
进入“工具”》“修订”》“比较文档”,然后选择原版与更改后的文档,《word》就会创建一个新文档突出显示所有更改内容。

接下来,你就可以像启用了修订那样,接受或拒绝每一项更改了。

本文转自:51CTO博客

Related Post

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *